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用好管理“指挥棒”
--安徽宿州市局(公司)“一体化”综合管理标准体系建设纪实
2019年07月18日来源:《东方烟草报》作者:昌通、张璐璐、吴婷婷

  安徽省宿州市烟草专卖局(公司)近年来结合烟草商业企业特点和管理运行机制,以质量管理体系为基础平台,建立了包括党建标准化、安全标准化在内的企业经营管理综合标准体系,为企业发展夯基固本。在确定管理原则时,结合企业性质和政策要求,宿州市局(公司)创新将“坚持党的领导、继承与创新、清正廉洁、实事求是与民主集中制的决策方法”等纳入其中,从标准文件的制定上实现了加强党的政治建设与业务管理工作的融合共促。

  “再先进的管理方法都要与企业实际相结合,这是我们消化、吸收再到创新的过程。我们开展综合管理标准体系建设,就是要整合管理方法、管理工具和管理资源,解决企业发展的现实问题,夯实企业发展基础,为高质量发展铺平道路。”宿州市局(公司)主要负责人吴修军说道。

  多标融合提效率

  自2004年以来,多种管理体系的推广在提高行业工作质量和效率方面发挥了重要作用。伴随着行业发展,多种管理体系并存逐渐暴露出标准“打架”、流程与效率冲突、文件与实际脱节等问题。

  和而不同,求同存异。化解此类管理困境的最佳方法是在满足各类管理体系要求的基础上,敢于调整现有的管理架构,整合资源做减法、化繁为简做实事,实现企业减负增效。

  “在体系建立过程中,市局(公司)的12个职能部门分别按照自身工作职能与岗位职责,将质量管理体系、职业健康安全管理体系、‘135’工作法、‘APCD工作法’、标准化管理体系以及党建标准化体系等在各职能部门所涉及的内容整合,并分序列将其融为一体,再交由体系建设领导小组讨论审议,经过多轮研讨最终定稿。”宿州市局(公司)办公室主任翟松卫告诉记者。

  宿州市局(公司)“一体化”综合管理标准体系的建立,初步实现了各项管理体系的融合,其中包含的100个程序文件和118个管理制度囊括了各个管理体系对宿州烟草运营工作的各项要求,从根本上转变了多套管理体系并存产生的流程不顺、标准不一、信息不畅、管而不控的问题,有效降低了管理成本。

  在提升企业管理效率的同时,“一体化”综合管理标准体系还有效提高了文件的可操作性,各部门各岗位的文件“土生土长”,大家读得懂、听得明、用得好,彻底解决了“同样的问题重复出现、同样的错误重复犯”的管理问题。

  流程标准控风险

  过去,多重标准与职责不明不仅会带来企业运行效率的降低,更会使企业在运行中遇到规范风险。稍有不慎,便会造成企业与个人的重大损失。

  在深度融合管理体系制定的过程中,宿州市局(公司)将风险防控纳入体系建设目标。体系文件“瘦身”和“健身”并重,在提高效率的同时降低风险,让企业逐步形成靠制度管人、按流程分责、照标准做事的浓厚氛围。

  “一线营销服务的工作主观性相对较强,这套体系明确了工作标准,有助于实现规范动作不走形、自选动作不出轨。”宿州市局(公司)营销中心终端经理朱婵婵在接受采访时说道。

  对于必须在严格法律框架下开展的烟草专卖管理工作,标准增强了执法刚性,降低了执法风险。

  “罚没烟管理是烟草专卖管理的关键风险点。我们以这次创建‘一体化’综合管理标准体系为契机,识别流程中的风险点,规范了罚没烟管理。这不仅方便了工作,更是对工作人员的一种保护。”宿州市局(公司)专卖科内管员李苹苹告诉记者。

  在采购、安全管理等重点风险区域,标准化更成为稳定企业发展的有效手段。比如食堂管理中,就需要同时关注采购规范和食品安全两重风险。

  “我们建立了精益食堂管理体系,通过成立‘伙委会’、组队进行市场询价、定期确定供应商、抽取代表现场验收菜品等措施保障菜品采购价格合理、质量过硬。同时,将‘精益食堂一卡通管理’创新项目成果纳入日常管理流程,并结合工作中的新变化、新要求进一步进行完善。”宿州市局(公司)食堂管理人员马月云这样谈标准化对防控食堂管理风险的重要作用。

  在防控生产风险方面,标准化也成为保证生产设备正常运行的得力助手。物流中心储配部主任刘法通对此感触颇深:“卷烟出库时,需要对每一件卷烟进行件烟码扫描、上传,但常因漏扫导致码段不足,致使分拣停机。我们通过固化操作程序并与相应软件匹配,出现漏扫后停机等待人工扫描后方可继续作业,从根本上解决了此类问题。”

  全员共学强素质

  宿州市局(公司)在“一体化”综合管理标准体系制定之初,便同步开启了全员参与的专项培训,并定期分批组织以管理标准体系内容为主的考试,将考试成绩纳入员工考核,提高全员的重视和参与程度。

  推行一年来,“一体化”综合管理标准体系不仅在企业的基础管理效率和风险防控方面取得显著成效,在提升员工综合素质与工作能力方面,也起到了积极推动作用。

  “为了提高物流配送的客户满意度,我们将‘微笑服务’写入客户服务标准,使全员在工作时看得见、摸得着、查得清、比得明,以固化流程提升服务水平,客户满意度提升至99%,‘微笑服务’成为宿烟物流人的金字招牌。”物流中心送货部副主任王子建说。

  对于企业新员工来说,“一体化”综合管理标准体系则是他们融入企业、熟悉工作的“法宝”。“我入职不久,就与一位即将休产假的同事交接证照管理工作。遇到有不懂的业务时,我就一条条读文件、看流程图。”“90后”新员工潘传鑫就是综合管理标准体系的受益人之一。

  随着“一体化”综合管理标准体系建设的深入推进,宿州市局(公司)整体工作水平也在稳步提升。下一步,他们将把“一体化”综合管理标准体系从市局(公司)延伸至各个县级局(营销部),实现市县两级各项工作管理目标和流程的无缝对接。

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