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关于提升质量体系运行质量的思考
2016年07月07日作者:雷平平

  烟草在线专稿  质量体系建设是企业实现现代管理的重要工具,也是企业实现质量管理、质量控制的重要抓手。随着现代企业制度的建设推进,质量体系建设越来越受到企业管理层的高度重视,也逐渐成为夯实企业基础管理、规范企业作业运行的重要举措。笔者结合商业企业实际,就提升质量体系运行质量谈几点认识。

  一、当前质量体系建设取得的成效

  一是质量体系理论成果实现转化。经过多年的建设和推进,行业大多商业企业的质量体系建设已经在原来聘请的咨询公司制定的理论体系上渐渐消化、逐步转化成为企业自我管理、自我完善、自我发展的现实质量管控体系。

  二是质量体系具有企业鲜明特征。尽管质量体系建设的思路和框架基本一致,但各企业围绕自身的经营管理目标在企业管理中有所差异,而且,在职责分公司、发展目标等方面体现出企业鲜明的个性特征,彰显了质量体系与企业实际工作的有效衔接和与时俱进特征。

  二、当前质量体系运行存在的问题

  一是质量体系文件运用迟延性导致对应体系文件失控。每年度的质量体系文件内审前,一些上年度的文件在执行有效期上已经失效,新的文件又没有下发,这段时间往往从年初开始延续几个月,这几个月的真空期往往导致企业一些工作的日常管理缺乏标准、缺乏依据,依托体系文件对工作质量实现有效管控的目的被动落空,即使在内审前已经补充注入体系文件,但未能在时间跨度上实现年度的全时覆盖,影响了相关工作的运行质量和体系文件的运行质量。因此,质量体系文件运用的迟延性影响了体系管理的不易改进性。

  二是质量体系内容的固化性导致体系运行质量不理想。质量体系文件涉及面广,内容丰富,但由于质量体系文件大多由行政公文和企业日常规范性文件转化而来的,质量体系文件的格式固定性与行政公文的格式化相冲突,导致一些行政公文体系化的过程中难以表述,而一些体系文件又难以包含临时性、事务性的工作要求,尤其是一些应急性、紧迫性的工作上体现的更为明显。因此,导致了出现了质量体系文件运行过程中或被搁置、不被使用的被动局面,久而久之形成了对质量体系文件不够重视的运行氛围。

  三、提升质量体系运行质量的措施

  针对上述质量体系运行的运行中取得成效和存在的不足,要统筹兼顾、扬长避短,使得质量体系成为推进企业更好发展的积极因素。

  一要修正质量体系管理的目标

  一方面,要立足企业层面,及时修正企业的经营管理目标,专卖方面包括市场净化率、卷烟网络案件数、查缴卷烟数、涉烟违法犯罪份子追刑人数等等,卷烟经营方面包括税利指标、销量指标、销售结构指标、品牌培育指标等等都要及时调整,确保相关数据指标与企业年度的经营目标管理相一致。只有这样,才能在企业层面实现质量体系运行管控的有效性。

  另一方面,要立足基层单位和内设部门层面,及时将企业的经营管理目标逐级分解到相应的单位和部门直至专卖队所或市场部。比如,将专卖管理目标分解到各县级局,将卷烟营销目标分解到各分公司或营销部,同时,各县级局还可将市场监管目标再次分解到每个稽查大中队,卷烟营销目标也可再次分解到每个市场部,实现企业经营管理目标的逐级分解有效落地。通过上述不同层面的目标修订,实现了质量体系管理目标与企业经营管理目标的一致,也有效维护了质量体系的有效性。

  二要厘清质量体系管理的范畴

  一方面,要明确质量体系管理的内容,企业各基层单位、内设部门要围绕企业的经营管理目标,以工作职能为基础,梳理筛选出本单位、本部门的主要工作,并将其纳入质量体系管理的内容,形成一套符合本单位、本部门职责需要的质量管理体系,防止质量体系内容本末倒置、主次不分、眉毛胡子一把抓的大杂烩现象,反倒影响了质量体系的管控质量。

  另一方面,要明确具体工作的管控要求,要在选定内容的基础上,明确哪些工作、哪些业务是应该纳入管理,哪些环节、哪些作业、哪些过程应该接受质量体系管控,同时,为了验证管控的有效性,还要通过文件导入进一步规范细化具体管理、具体作业的管控要求和标准,使得纳入体系管控的具体工作、具体业务、具体作业、具体流程都能得到规范管理和有效评价,防止出现全时空管控、全过程管控的低效管控现象。通过上述体系管理范畴的界定,不仅可以突出重点,还可抓重点抓关键,切实提高管控的有效性。

  三要强化体系文件运行的效率

  一方面,要提高体系文件运行的效能,首先,要针对那些时效性强、阶段性强的体系文件,在体系文件转化的时就要明确行政文件管理真空期体系文件继续执行的有效性,直至新的文件转化导入进来,防止相关工作、具体业务处于脱管失控状态;其次,还得加快体系文件转化的时效性,不仅要简化其他文件转化体系文件的流程和手续,还要明确体系文件梳理完善的周期,将原先的一年一度或半年一度的周期进一步压缩或直接调整为实时性,也就是出台了相关制度文件及时纳入体系文件中,使得体系文件始终保持鲜活的状态。

  另一方面,要注重体系文件运行的监管,首先,要定期对各单位、部门的体系文件运行情况进行检查,重点关注各单位、部门在体系管理内容中是否按照质量体系管理的要求逐步推进、是否按照质量体系文件的流程、标准规范作业,防止出现质量体系文件和实际管理各行其是的“两张皮”现象。

  其次,还要将体系文件的运行效率纳入工作业绩考核,不仅包括关注质量管理体系内容的完整性,也要关注体系文件对质量管理目标的支撑性或对应性,还要关注质量体系文件的可操作性,更要关注质量体系文件的实际运行状态,防止体系文件的“僵尸”停摆状态,促进体系文件的实时有效运行,同时,体系文件运行效率纳入绩效考核还可充分调动各基层单位、内设各部门及其干部职工关注体系文件运行效率的积极主动性。

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