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规章制度、体系文件、管理标准如何融合?
2016年04月12日来源:烟草在线作者:程晖

  烟草在线专稿  党的四中全会通过的《中共中央关于劝进依法治国若干重大问题决定》,明确提出了全面推进依法治国建设社会主义法治国家,对企业依法决策、依法经营、依法管理的能力提出了更高要求。依法治国对企业来说就是要建立现代企业制度,只有在企业当中落实现代企业制度,才能够达到用法治治理企业的目的和途径。

  而现实情况是,企业不是没有制度,相反来说制度很多,不是有了制度,就代表企业法治化水平很高。如果不用法治的思维和方式来建立企业制度、运行企业制度、管理企业制度,那么这个企业说到底还是一个人治的企业,因为从制度顶层设计的源头开始就是不科学、不规范的。于是,建立管理制度的制度就至关重要了。

  那么问题来了,在中国的大部分企业中,制度存在的形式多种多样,有规章制度、体系文件、管理标准等等,书写格式不同、管理思想不同、管理流程不同,如何去统一这些不同形式的制度,如何达到三者之间的融合?

  一、规章制度、体系文件、管理标准的定义

  首要搞清楚规章制度、体系文件、管理标准三者的定义分别是什么。规章制度以纲领性、政策性的文件形式,从宏观上统领了企业的发展方向、目标和规划,以对职责的模块化规定描述了主要业务或职责的目标、原则、框架、组织机构及其职责。体系文件是按照国际上通用的管理体系标准编写的制度文件,如果组织依据某个或某几个管理体系标准建立并运行管理体系,则相关的管理文件称为“体系文件”,体系文件分成管理手册、程序文件、作业文件几个层次。管理标准是对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。

  二、规章制度、体系文件、管理标准的区别和联系

  规章制度在中国企业中的历史比体系文件和管理标准都要久远,这和中国的文化背景及企业管理的发展阶段有关系。最关键的是导入国际化的管理体系效果也不是太好,更多的是形式主义。维持企业正常运行的管理文件中规章制度占有绝对的份额。

  当然,烟草行业早在上世界90年代开始推行贯标,大部分企业的规章制度都实现了体系文件的管理方式,但由于体系运用的“水土不服”,非专业人士的“不理解”,使得仍然有相当一部分的规章制度以红头文件的形式下发,游离于体系文件框架之外。其实这也属正常现象,因为在一个组织中,由于建立的管理体系所依据的管理标准适用范围的限制,管理体系不可能覆盖组织的所有活动范围,也即存在管理体系及体系文件鞭长莫及之处。

  此时,也需要制定必要的管理制度,并将其作为组织某些活动和工作的依据。这样一来,组织实际的或真正的管理体系文件的构成就包括了体系文件和管理制度两种类型。解决一项业务流程如何完成实际操作的问题,在具体内容上力求细致、详尽地描述到每一个操作步骤,并配以流程图和具体可量化的评价指标。

  三、规章制度、体系文件、管理标准融合的方法

  规章制度、体系文件、管理标准三者的定义不同,管理阶段不同,管理思想不同,管理流程不同,但三者经常共存于企业之中,都为企业的管理文件。三者之间的矛盾或冲突会直接影响企业的运作实效和经营绩效,亟需企业各级人员充分理解三者之间的差异和联系,在制度体系的建立过程中加强顶层设计。

  规章制度、体系文件可以划分为一类文件来管理,规章制度可以逐步转化成体系文件,同一管理事项要么是规章制度,要么是体系文件。管理标准因为属于标准化的范畴,可以作为另一类文件来管理,管理标准和体系文件不能共存,也就是同一个管理事项要么是体系文件,要么是管理标准。如果企业有规章制度、体系文件且建立了一定的技术标准,建议融合的思路是将规章制度纳入体系文件实施标准化管理,将规章制度、体系文件和管理标准统一融合采取体系文件管理。

  从企业管理角度来说,一个体系实现把所有业务流程管起来,不必要拘泥于某个体系狭小的管理范畴,更没必要搞多套体系,浪费资源和精力。虽然管理体系要求的是制度涵盖“产品和服务的提供过程”即可,但同样可以拓展升级下体系的管理范畴,把行政管理体系、质量管理体系、经营管理体系、财务管理体系等全部都统筹到质量管理体系里来,做到尽量少的体系管理,通过统一有效的管理实现管理效率最大化、管理效益最大化。

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