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共赢 共享 共发展
--安徽中烟零配件管理探索纪实
2019年11月06日来源:《东方烟草报》作者:昌通、王锋

  零配件管理作为烟草工业企业管理的重要组成部分,在保障设备完好与正常运行、提高生产效率和控制生产成本等方面发挥着关键作用。

  多年来,安徽中烟工业有限责任公司高度重视零配件管理工作。2018年,安徽中烟零配件资金占用率为0.45%,零配件资金周转率为328.97%,两项指标处于行业领先水平。

  企业的高质量发展,对零配件管理提出了更高的要求。安徽中烟始终致力于提升精益管理水平,逐步探索出一条低风险、高效率的零配件管理之路。

  权责对等方能共赢

  对卷烟生产企业来说,一定量的备件储备是保障设备正常运行的关键。但数量不菲的备件库存一方面占用大量资金,另一方面在设备局部改造和升级换代的过程中,备件报废会造成很大浪费。

  自2000年开始,安徽中烟蚌埠卷烟厂便在行业内率先采用寄售制的零配件供应方式,随后这种方式在安徽中烟所属卷烟厂得到推广。这种先使用、后成交的方式在有效保障生产的同时,减少了大量流动资金的沉淀和占用。

  “寄售制对我们而言减少资金占用,对供应商而言提前抢占市场。但是,随着生产设备的调整,很多积压多年的寄售配件由于不适用或者物理性能下降只能淘汰。供应商成本增加,又没有相关制度文件来规范,致使其中存在一定的法律风险,也不利于双方稳定的合作。”安徽中烟制造管理部设备主管徐尚军告诉记者。

  寄售制的管理方式,让安徽中烟的备件库存连续多年成为行业标杆。在实际运行中,安徽中烟也发现了其中存在的弊端,其中的核心问题就是缺乏权责对等的制度保障,从而存在一定的风险,不利于合作供应商的发展。

  “安徽中烟作为徽商的代表企业之一,多年来始终秉承诚信为本、以义取利的合作方式,我们不但自身要发展,也要考虑合作企业的效益,建立权责对等的公平合作关系,既能保障双方的利益,又能有效降低可能存在的风险,实现共赢。”安徽中烟副总经理程华良对记者说道。

  要明确合作中的权与责,就必须建立相关制度。今年4月,安徽中烟制造管理部与物资采购部共同研究制定了《零配件管理程序》与统一制式的《配件寄售协议》,重点对零配件基础资料的维护与管理、应急采购需求管理、随机零配件管理、零配件定额管理、零配件厂际间调拨、报废管理等先前忽视或管理要求不明确的关键环节和要素进行了细化和完善,取得了良好效果。

  依托平台实现共享

  制度的建立完善为提升零配件管理水平提供了保障,信息化手段发挥了重要的支撑作用。早在2010年,安徽中烟便着手构建零配件管理信息平台,充分利用先进的网络信息化技术高效地处理企业的设备及备件业务。

  为了做好零配件基础数据的标准化工作,安徽中烟集中相关人员60多人,历时5个多月、8轮次的数据整理、校验、完善,完成了4万多个品种零配件、120多万个属性定义等零配件基础数据整理工作,为零配件管理信息化系统的实施创造了条件。

  “一库制”管理模式的信息化支撑,为进一步提升备件管理水平创造了机会。

  2019年,安徽中烟设备管理部在现有零配件管理信息平台的基础上,加入了供应商查询系统,提供外部供应商在线查询功能,分别对相关备件供应商放开权限,使其可以实时查看库存使用情况,便于及时调货、补货、换货。

  “共享查看权限后,供应商可以根据不同寄售件的使用频次和数量来合理规划寄售库存,这样既节约了我们的管理成本,也降低了他们的库存成本,从而提升了双方的管理水平。”徐尚军告诉记者。

  同时,安徽中烟还依托信息管理系统的数据,构建基于安全库存零配件管理模式,进一步挖掘零配件管理信息系统使用价值,针对无法寄售、不同企业的零配件,依据其消耗频次、采购周期和设备数量等历史数据,确定其安全库存的上限和下限。

  在安徽中烟看来,下限设置是为了保障使用,上限设置则可以控制库存量。其中,常用件、易损件安全库存下限设置量为1.5个月的用量,上限设置量为不超过3个月的用量,非常用件的安全库存上限设置量为1个月的用量。

  这样一来,基于零配件安全库存上下限,安徽中烟可以实现零配件需求、库存零配件品种规格和资金占用的事前有效管理,从而降低经验式提报需求造成不良库存的风险,减少人工提报零配件补货计划的工作量。

  闭环机制促进发展

  有了高效的管理方式与制度保障,还需要以考核为标尺,才能真正形成闭环管理。

  按照安徽中烟统一要求,寄售件原则上一年一清,不得有超过两年以上的寄售件。今年上半年,在安徽中烟企业管理部、制造管理部、物资采购部协同配合下,下辖五家卷烟厂对全部寄售配件进行了一次集中清理,做到了零配件管理的全面“瘦身”。

  “做这项工作,五家卷烟厂和我们都顶着一定的压力,有不少合作多年的供应商因为不符合要求终止合作,但公司的决心也给了我们底气,优中选优也是为了今后长期稳定高效的合作。”安徽中烟企业管理部部长周祥告诉记者。

  在多个部门单位共同努力下,安徽中烟一面对外协调供货厂家进行退换货,一面对内计划通过考核激励等方式,提高各厂消化其他厂存量库存备件的热情。经过半年的努力,安徽中烟寄售配件库存金额同比下降66.75%,其中三年以上寄售配件库存数量下降91.71%。

  “为了弥补寄售配件之前在考核上的空白,我们在管理制度中完善了零配件储存的最长时限要求以及异常监督等管理手段,增加问责追责条款,为长期库存积压等异常情况出现时提供处理依据。不仅如此,在招标的基础上寄售,在寄售的基础上比值比价、优中选优,建立了更稳定、优质的合作关系。”安徽中烟物资采购部副调研员张豫清告诉记者。

  安徽中烟在《零配件管理程序》中规定,将分年限对零配件库存进行管理,每半年会对各厂备件库存考核一次,低于上年度备件库存资金年平均值得满分,每超过上年度备件库存资金年平均值10万元扣5分。同时,公司内部共享库存,鼓励厂际间消化长期滞留零配件库存,对于不同年限的零配件消化情况进行分级分类加分激励。

  共赢、共享、共发展,安徽中烟围绕提升零配件管理水平开展的一系列探索,是提升设备管理规范化水平的有效途径,有力推动了企业高质量发展。

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